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テレワークへの道 in 小規模事業所~社外・社内連絡編

目次

0. シリーズ目次







1. 外部からの連絡の受け方を決める


メールは、部署代表など複数人で共有できるアドレスを作っておくことをおすすめします。
作り方はこちら。
これは、誰かが倒れても他の人がその作業にすぐに当たれるようにするためです。
コロナ大流行でいつ誰が入院するともわからない今、入院した人にしか届いていない重要なメールがあったら案件がストップしてしまいます。
部署代表アドレスを作っておくことで、担当者が急にいなくなっても他の人が履歴を追えるようにしておきます。

あとは電話です。
クラウドPBXの導入がおすすめです。
PBXとは、Private Branch eXchangerつまり電話交換機のこと。
スマホやPC(ソフトフォン)を会社の電話として使えるようになるサービスです。
クラウドPBXは、インターネットを通じてサービスが提供されるため、機器設置などハードウェア導入の手間がかかりません。

クラウドPBXでできることは、主に

  • 会社の番号でスマホやPCから発着信可能
  • スマホやPC間で保留・転送可能
  • スマホやPC間で内線通話可能
  • 複数台での同時着信可能
  • 電話帳の共有
など。
テレワークだけでなく、複数事業所間での連携などにも便利です。

その他の機能として、

  • 音声ガイダンス機能
  • テキストチャット
  • インターネットFAX機能(FAXの自動データ化)
などが提供されているサービスもあります。

いくつかサービスを簡易比較しておきます。
 モバビジ【MOT/TEL(モッテル)】ナイセンクラウドArcstar Smart PBXクラコールGoodLine
運営会社クラウドテレコム株式会社株式会社バルテックアイティオール株式会社NTTコミュニケーションズ三通テレコムサービス株式会社グッドリレーションズ
スマホ等で外線発着信別オプション
保留・転送
内線通話
電話帳連携
録音オプション
(通話を録音)
オプション
(通話を録音)

(留守録)
通話録音はオプション

(留守録)

(留守録)
通話録音はオプション

(留守録・通話録音)
音声ガイダンスオプション
テキストチャット
インターネットFAX
その他オプション機能勤怠管理システム
iPad受付システム
電話会議
着信時PCに通知表示
自動応答着信時PCに通知表示
初期費用¥0¥29,800円¥10,000¥10,000¥0¥20,000(2内線)
¥10,000/1内線(3内線~)
¥50,000(20内線)
月額¥350/1台¥199/1内線¥2,000(1内線)
¥5,000(2内線)
¥10,000(5内線以上)
¥5,000

¥500/1ID
¥980/1ユーザー
6ユーザー以降は無料
¥3,000(2内線)
¥5,000+1,000/1内線(3内線~)
¥20,000(20内線)





2. 社内の連絡方法・データ持ちだし方法を決める


これは、事業内容や規模によって変わってきます。

まずは、データ持ち出し方法について。
例えば、書類仕事のみでデータベースなどにアクセスする必要がないならクラウドサーバーにドキュメントをアップロードし、必要に応じて業務用PCからアクセスするなど。
個人情報を扱う仕事でデータ持ち出しができない、というのであれば自宅PCから会社のPCをリモートデスクトップで操作するという方法があります(この場合も個人PCを使うのではなく、業務用PCから行う)。

社内の連絡方法も、メールのみで行う、テキストチャットを使う、Web会議を導入するという選択肢があります。
目安としては、
業務内容連絡方法
打ち合わせや会議がない(意見の交換がない)メールで十分
意見交換はするけどそう頻度は多くない、顔が見えなくてもいい、規模が小さい掲示板やテキストチャットなど
意見交換が多い、顔が見えた方がいい、参加人数が多い、配付資料が多いWeb会議
といったところでしょうか。

事業内容や規模によって利用すべきサービスの組み合わせが変わってきますので、よく検討して必要な機能を備えているものを選んでください。
下記にいくつか主要サービスを挙げておきます。





2-1. 多機能グループウェア


  • J-MOTTO
    勤怠管理
    進捗管理
    スケジュール管理
    掲示板
    文書管理
    設備予約
    安否確認
    社内SNS

    スクリーンショット(クリックで拡大表示)

    スケジュール管理

    タイムカード

    掲示板

    プロジェクト管理
    安価で多機能なグループウェアです。
    Web会議機能はありませんが、勤怠管理・進捗管理・掲示板・スケジュール管理と必要な機能は網羅。
    設備予約、アンケート、安否確認機能なども。
    1ユーザーあたり月額¥150。
  • NI Collabo 360
    勤怠管理
    進捗管理
    スケジュール管理
    掲示板
    文書管理
    設備予約
    社内SNS
    出張予約
    交通費精算

    スクリーンショット(クリックで拡大表示)

    スケジュール管理

    タイムカード

    掲示板

    プロジェクト管理
    外部連携が充実しているグループウェアです。
    例えば、カレンダーはGoogleカレンダーとの連携が可能、宿泊予約は楽天トラベルとの連携が可能など。
    リーダーがあれば交通系ICカードを読み取り、経路と運賃を読み込むことも可能。
    1ユーザーあたり月額¥360。
  • サイボウズOffice
    勤怠管理
    進捗管理
    スケジュール管理
    掲示板
    文書管理
    設備予約

    スクリーンショット(クリックで拡大表示)

    スケジュール管理

    タイムカード

    掲示板

    共有タスク管理
    サイボウズは、20年以上前からグループウェアサービスを提供している会社です。
    動作も安定しており、パッと見てわかりやすいメニュー表示なので直感的に使えます。
    1ユーザーあたり月額¥500。300ユーザーまでの利用が推奨されています。



2-2. Web会議サービス


次は、Web会議のメジャーなサービスをいくつか挙げてみます。

  • Chatwork
    ビデオ通話
    音声通話
    テキストチャット
    ファイル共有
    ToDo管理


    国産のビジネスコミュニケーションサービス。
    ビデオ通話は最大14名まで参加可能です。
    京都大学 iPS細胞研究所、大和証券、KDDIなどに導入実績あり。
    月額¥0(ビデオ/音声通話は1対1のみ)、¥400/1ユーザー、¥500/1ユーザー、¥800/1ユーザーのプランがあります。
  • Microsoft Teams
    ビデオ通話
    音声通話
    テキストチャット
    ファイル共有
    Office連携


    Microsoftのサービスだけあり、WordやExcelなどのOfficeファイルにリアルタイムでアクセス可能。
    ビデオ通話は最大20名まで参加可能です。
    三井物産、コニカミノルタ、リコーなどに導入実績あり。
    月額¥540/1ユーザー、¥900/1ユーザー、¥1,340/1ユーザーのプランがあります。
  • ハングアウト Meet
    ビデオ通話
    ファイル共有
    Google連携
    大人数参加


    Googleが提供するビデオ会議ツール。
    こちらはGoogleのサービスだけあり、スプレッドシート、ドキュメント、フォーム等とリアルタイム連携可能で、共有ファイルをドライブに保存することも可能です。
    ビデオ通話は最大250名まで参加可能です。
    テキストチャットはハングアウトChatという別サービスであります。
    帝国ホテル、ANA、富士フイルムなどに導入実績あり。
    月額¥680/1ユーザー、¥1,360/1ユーザー、¥3,000/1ユーザーのプランがあります。
  • Skype
    ビデオ通話
    音声通話
    テキストチャット
    ファイル共有
    画面共有


    こちらもMicrosoftが提供するコミュニケーションサービス。
    ビデオ通話は最大50名まで参加可能です。
    Skype(for Business)は、総務省、資生堂、東京海上日動コミュニケーションズなどに導入実績あり。
    無料で利用可能。
  • Meet Now
    ビデオ通話
    音声通話
    テキストチャット
    ファイル共有
    画面共有


    こちらもSkypeのサービスですが、Webブラウザで動作し、アカウントの登録もアプリのダウンロードも不要で気軽に使えるタイプです。
    現時点ではMicrosoft EdgeとGoogle Chromeに対応。
    ビデオ通話は最大50名まで参加可能です。
    2020/4/3(現地時間)から提供されたサービスです。
    無料で利用可能。
  • Zoom
    ビデオ通話
    音声通話
    テキストチャット
    ファイル共有
    画面共有
    大人数参加


    最大同時接続数1,000(無料版では100)と、高機能かつ使いやすさで人気のサービス。
    アンケートや質疑応答、バーチャル挙手機能なども備えています。
    ただし脆弱性も指摘されています…。
    Zoomに複数の脆弱性が判明 Web会議の「乗っ取り」被害、全米で相次ぐ - ITmedia
    無料、月額¥2,000、¥2,700のプランがあります。
会議に参加する人数などに合わせて、最適なサービスを検討してみてください。

シリーズ一覧はこちら。



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ぱんこ

おなごだよ
SE・プログラマーやってたよ
今は事務員のはずだけど開発もさせられるよ

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