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テレワークへの道 in 小規模事業所~準備編

目次

はじめに


小規模事業所の1事務員が「テレワークできるようになんとかして」と無茶ぶりされた記録をまとめておきます。

同じようにすれば必ずテレワークができる!と保証するものではありませんし、もっと良い方法もあると思います。
また、それなりに費用はかかります。

あくまで事務の権限で実現可能なことをした、または進言した、という程度です。
また、結果的に現時点でうちの職場でも完全にテレワークにはなっていません…
仕事は出社してこそ!と今でも言い張る人がいたり、上の決定に時間がかかっていたりで…





0. シリーズ目次







1. 業務用PCはすべてノートパソコンに


業務用PCを持ち帰りできるように、これまではデスクトップもノートも入り混じっていた業務用PCを、全員一律ノートパソコンとしました。

予算の都合などあるかもしれませんが、セキュリティやソフトのライセンスの問題などありますので、社員個人のPCを業務に使うことはせず、可能な限り支給してください。

ノートパソコンは業務に耐えられるスペックならなんでもいいんですが、Web会議を行う予定ならカメラ・マイク付きだとPC周りがスッキリします。
今はテレワーク需要で、各メーカーもテレワークに最適な一式セットなどを出しているところも多いです。

カメラ・マイクがついてないPCでも後から外付けは可能なので、とりあえずカメラ・マイクなしでグループチャットなどで運用してみて、後から本当に必要かどうか検討してもよいでしょう。

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そして、できれば書類仕事のみだとしても、快適に作業するなら最低メモリ8GBは欲しいです。
私は2019年まで支給されていたPCがメモリ2GBでねー…。遅いわしょっちゅう応答なしの真っ白画面になるわでストレスたまりまくりでした…。
スペックの低いPCだとWeb会議でも遅延したり途切れたりするかもしれませんので、シンプルなPCでいいからメモリはそこそこ積んでくれ!というのが末端からのお願いです。

後は、外でPCを開くことが多いならのぞき見防止フィルターなどがあってもいいですね。

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小話:CDドライブのないノートPCで、CDの中身を読みたい時


ノートパソコンはCDドライブがついていないものも多いですが、外付けCDドライブを購入せずにCDの中身を読んだりCDからインストールを行いたいときの対処方法について。
同一ネットワークにある他のPCのCDドライブに読みたいCDを入れ、そのCDドライブに共有をかければ、CDドライブのついていないノートPCからでもCDの中身を読んだりインストールしたりすることが可能になります。
作業が終わったあとは共有を解除しておきましょう。





2. 業務用スマホを支給する


テレワークするにあたり、ネット環境が必要です。
とはいえ、社員の自宅のネット環境なんてまちまち。
セキュリティガバガバでネットしている人や、スマホしか持っていない人もいるでしょう。
また、街の怪しい無料wifiにつないで業務内容を流出させてしまうわけにもいきません。

というわけで、業務用スマホの支給。
仕事での通信は、すべて業務用スマホのテザリングで行うようにします(wifiは使用しない)。
これで一定の通信の質は保たれます。
もちろんセキュリティソフトの使用も忘れずに!

どうしても業務用スマホを用意するのが難しい、自宅や街の無料wifiを利用する機会がある…という場合は、VPNの導入を。
VPNとはVirtual Private Network(仮想専用ネットワーク)の略称で、一言で言うと通信を暗号化してくれます。
また、(今はほぼないと思いますが)海外出張した際に現地で見られない日本のサイトを閲覧したりする際にも使えます。
下記にいくつかサービスを挙げておきます。







3. 紙書類をスキャンしておく


とりあえず社内にある紙書類はすべて電子化します。
数年前からエコ目的でペーパーレス化が叫ばれていますが、これに以前から取り組んでいる職場はテレワークに移行しやすく、放置していた職場は移行しにくいという感じかと思います。
とりあえず地道にペーパーレス化です。

少量であれば社内で電子化してもいいと思いますが、なるべく専用のスキャナーを用意する方が効率的です。


Canon キヤノン ドキュメントスキャナ imageFORMULA DR-C240



こういうの。
プリンターのスキャン機能を使うより断然早いですし、OCR(テキスト)情報も拾ってくれるので、書類内の検索が可能になります。
今まで紙をめくって必要な箇所を探していた作業が、PCで検索してサクッと見つけられるようになるのはめちゃくちゃ便利…。

電子化しないといけない書類が山のようにある場合は、業者に依頼することも考えてみましょう。
お金はかかりますが早くて確実です。
いくつか機密文書の電子化に対応しているサービスを挙げておきます。



続きます。



あまみつ

おなごだよ
SE・プログラマーやってたよ
今は事務員のはずだけど開発もさせられるよ
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